Åpenhetsrapport Publicis Norge

Innhold

Trinn 1 - Policy

Trinn 2 - (§5(a), ÅL.) Om Publicis

2.1 Paragrafens ordlyd

2.2 Innhold

2.2.1 Kort om Publicis og vårt driftsområde

2.2.2 Vår virksomhet er organisert på følgende måte

2.2.3 Retningslinjer og rutiner

Trinn 3 - (§5(b), ÅL.) Aktsomhetsvurdering

3.1 Paragrafens ordlyd

3.2 Innhold

3.2.1 Egne aktiviteter

Våre leverandører og forretningsforbindelser sine aktiviteter

3.2.2 Fremgangsmåte for aktsomhetsvurdering

3.2.3 Resultater

Trinn 4 - (§5(c), ÅL.) Eventuelle tiltak

4.1 Paragrafens ordlyd

4.2 Innhold

4.2.1 For å stanse og avdekkede faktiske og potensielle negative konsekvenser har vi iverksett følgende tiltak

4.2.2 For å begrense vesentlig risiko for faktiske og potensielle negative konsekvenser har vi iverksatt følgende tiltak

4.2.3 Iverksatte tiltak har forventes å gi følgende resultater

Trinn 5 - dokumenter systematisk

Trinn 1 - Policy

I Publicis skal ansatte, kunder, leverandører og alle samarbeidspartnere være trygge på at tjenestene vi leverer ikke medfører negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Dersom Publicis mot formodning skulle avdekke negative forhold så vil dette bli rapportert i tråd med åpenhetsloven.

Trinn 2 - (§5(a), ÅL.) Om Publicis

2.1 Paragrafens ordlyd

En generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

2.2 Innhold

2.2.1 Kort om Publicis og vårt driftsområde

Publicis Norge er en av de ledende byrågrupperingene i kommunikasjonsbransjen, både i Norge og globalt. I Oslo er vi 200 ansatte som jobber på tvers av byråene Kitchen, Starcom og MSL. Vi er kjent for å være nyskapende og faglig ledende innenfor våre kjerneområder merkevare-/kommunikasjonsrådgivning, kreativitet, media, PR og teknologi. Med utgangspunkt i kundenes behov setter vi sammen riktig kompetanse og team på tvers av fagområdene for å løse deres utfordringer. Dette gir bedre og mer helhetlige løsninger, effektive prosesser, sterkere resultater og vekst for våre kunder. Vi kaller det Power of One. Globalt er Publicis representert i 130 land og har over 95.000 ansatte

2.2.2 Vår virksomhet er organisert på følgende måte

Vi er organisert i matrise på denne måten:

Tre av Norges ledende byråer samlet under ett tak med 4 spesialavdelinger som jobber på tvers av alle 3 byråer;

2.2.3 Retningslinjer og rutiner

• Vi har årlig obligatorisk e-læring for alle ansatte på Data security, Data privacy, Anti bribery, Anti-corruption og " Janus" (vår interne personalhåndbok)
• Vår policy på "reporting ethics concerns" er også et e-læringskurs, sammen med vår Arbeidsmiljøpolicy
• Personvern (Data privacy)
  • Obligatorisk e-læring (se over)
  • HRIS-system som ivaretar personvern (Career Settings for ansatte-informasjon), Smart Recruiter (ifm rekruttering)
  • Behandling av personvern og personopplysninger samlet i juridisk navn Publicis Communications Norway AS. Vi opererer etter hjemmel i personvernforordringen.
  • Behandlingsansvarlig for personopplysninger – Beate Nybakken, HR Direktør.
• Data-sikkerhet
  • Box (tilgangs-styrt) for lagring og deling av dokumenter, Server (tilgangs-styrt) for HR og Økonomi for person-dokument, Marathon (tilgangs-styrt) for kunde-avtaler
• Retningslinjer for HMS
  • Forsikringsordninger (utover lovpålagte), pensjon, bedriftshelsetjeneste, dekker delvis innkjøp av databriller og andre hjelpemidler, støyreduserende hodetelefoner til utlån, hjertestarter og branninstrukser
  • AMU og Verneombud
  • Nulltoleranse for narkotika og en bevisst policy rundt alkohol
  • "Lion Alert" – nødvarslingssystem. Ved krise eller ulykke vil ansatte få varsel på sms og epost, der de kan melde seg sikre, ikke berørt eller trenger hjelp.
• Mangfold, likestilling og inkludering
  • Intern gruppe av ansatte på tvers av Publicis som jobber med informasjon, opplæring og policy's sammen med ledergruppen
  • Lik lønn for likt arbeid
  • Ytringsfrihet
  • Organiseringsfrihet
• Arbeidsavtaler er inngått mellom arbeidsgiver og arbeidstaker etter arbeidsmiljøloven §§ 14-15 og 14-16.
  • Regulerer bla arbeidstid, lunsj, ferie, regler for overtid
• Personalhåndbok, som regulerer bla
  • Regler for foreldrepermisjon og annen permisjon
  • Rettigheter
  • Plikter som arbeidstaker
  • Arbeidsmiljø
  • Varslingsrutiner
• Complaint procedure «whistle blowing policy”
  • ansatte kan varsle om regnskapsføring og kontrollrutiner uten å bekymre seg for oppsigelse eller hevn. Det varsles til Publicis Groupe’s Anne-Gabrielle Heilbronner.
  • Omfang som dekkes: (a)svindel eller bevisste feil ved forberedelse, utarbeidelse eller kontroll av finansielle rapporter, b) svindel eller bevisste feil ved rapportering eller vedlikehold av finansielle data, c)mangler i konsernets interne regnskapskontroller eller at man ikke handler i tråd med slike, d) løgn eller falsk forklaring til eller av en leder eller regnskapsfører gjeldende forhold som inngår i finansielle rapporter eller kontrollrapporter, e) avvik fra fullstendig og rettferdig rapportering av konsernets finansielle tilstand.
• Retningslinjer for hvordan vi jobber med våre leverandører
  • Vi kartlegger alltid hvem vi jobber med og kjøper tjenester av. Dette gjør vi ved å foreta bakgrunnssjekk på nye leverandører og ved å følge med på nyheter om våre eksisterende samarbeid. Vi følger også anbefalinger og råd fra arbeidstilsynet og FN. Slik sikrer vi en bærekraftig forretningsmodell.

Trinn 3 - (§5(b), ÅL.) Aktsomhetsvurdering

3.1 Paragrafens ordlyd

Opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger.

3.2 Innhold

3.2.1 Egne aktiviteter

Har Publicis noen eller noe som skårer dårlig på anstendige arbeidsforhold, bærekraft eller menneskerettigheter?

Svar: Nei - Vi har ikke identifisert faktisk eller vesentlig risiko for negativ påvirkning i Publicis Norge.

Våre leverandører og forretningsforbindelser sine aktiviteter

3.2.2 Fremgangsmåte for aktsomhetsvurdering

Publicis har en bred verdikjede som består av både nasjonale og internasjonale leverandører som vi kjøper ulike tjenester av. Vi bruker House of Controls risikokartleggingsverktøy for å identifisere våre mulige risikoområder. Gjennom HoC får vi oversikt over våre fokusområder: Antikorrupsjon, mangfold og likebehandling, helse, miljø og sikkerhet, barnearbeid og miljø og klima.

3.2.3 Resultater

Har Publicis avdekket faktiske negative konsekvenser hos våre leverandører?

Svar: Nei - Det gjenstår fremdeles å få fullstendige svar fra våre leverandører angående undersøkelsen som vi har sendt ut gjennom HoC. Imidlertid har vi foreløpig ikke avdekket noen forhold i vår verdikjede som indikerer at Publicis sine leverandører har en negativ innvirkning på FNs menneskerettigheter eller OECDs retningslinjer.

En fullstendig risikovurdering vil bli presentert i denne rapporten i løpet av tredje kvartal 2023. På det tidspunktet skal vi igjen foreta en nøye aktsomhetsvurdering for å se om uventede forhold blir identifisert. Inntil da vil vi fortsette å arbeide for mennesker, samfunn, gode arbeidsforhold, miljø og en bærekraftig forretningspraksis. I tillegg skal vi også ta tak i de tiltakene som kommer frem i denne rapporten.

Trinn 4 - (§5(c), ÅL.) Eventuelle tiltak

4.1 Paragrafens ordlyd

Opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene.

4.2 Innhold

4.2.1 For å stanse og avdekkede faktiske og mulige negative konsekvenser har vi iverksett følgende tiltak

Publicis skal fortsette å jobbe for en bærekraftig forretningspraksis.

4.2.2 For å begrense vesentlig risiko for faktiske og mulige negative konsekvenser har vi iverksatt følgende tiltak

Vår virksomhet har iverksatt en prosess for å få på plass en Supplier Code of Conduct i vår kjøpspraksis. Alle våre leverandører er pålagt til å signere dokumentet. Her fremkommer våre verdier som bedrift og forventningene vi har til våre leverandører og forretningspartnere. Retningslinjene i Code of Conduct kommer i tillegg til eksisterende kontrakter.

Vår Supplier Code of Conduct kan du lese her. Vi mangler å få den signert av alle leverandører. Derfor anser vi dokumentet som et tiltak som vi har iverksatt.

Videre skal vi også sørge for at vi alltid velger nye leverandører etter etiske retningslinjer, sertifiseringer og skadepotensiale, og ikke basert på pris.

4.2.3 Iverksatte tiltak har forventes å gi følgende resultater

Vi legger stor vekt på å sikre at alle involverte i Publicis Norge sin leverandørerkjede overholder kravene som er fastsatt i våre Supplier Code of Conduct. Dette er avgjørende for den bærekraftige forretningsmodellen som Publicis strever mot og for å sikre åpenhet. Gjennom dette forventer vi å oppnå økt sikkerhet om at vi har en leverandørkjede som ivaretar og deler våre etiske verdier.

Trinn 5 - dokumenter systematisk

Publicis jobber for å forebygge, stanse og avdekke påvirkning på mennesker, samfunn og miljø i leverandørkjeden. Vi skal fortsette med årlig rapportering og risikovurdering i tråd med åpenhetsloven. I tillegg skal vi ha jevnlige møter som diskuterer tiltakene og hvordan vi kan bli enda bedre som virksomhet.